Действительно, нужно фиксировать такие разговоры и телефонные (посредством записи телефонного разговора с дежурным по 02), и непосредственнные (диктофон в помощь).
Уважаемый Иван Николаевич, благодарю за поздравления! Действительно, бардак в госучетах всегда перекладывается чиновниками на плечи граждан, мол, Вам надо — Вы и напрягайтесь, думайте.